Home Office Vorschriften: 15 Facts, die du kennen solltest
Autorin: Christina Geiger
Das Home Office ist in den letzten Jahren zunehmend zu einem Ort geworden, der zum Arbeiten genutzt wird. Immer mehr Unternehmen akzeptieren den heimischen Büroarbeitsplatz. Viele Angestellte überzeugen die Vorteile des Home Office: kein Pendeln, mehr Ruhe, eine größere Flexibilität und viele mehr.
Um einen Beitrag gegen die Ausweitung der Corona-Pandemie zu leisten, sind aktuell viele Leute zum ersten Mal im Home Office. Selbst meine Mutter kommt ein Jahr vor ihrer Rente noch unverhofft in den Genuss, Home Office auszuprobieren.
Während ich seit Jahren regelmäßig von zuhause aus arbeite und mit den Vorschriften vertraut bin, stehen viele meiner Kollegen und Freunden vor Fragen: Bin ich zuhause versichert? Bin ich verpflichtet, meine Zeit zu erfassen? Und ist mein Arbeitgeber verpflichtet, meine Ausstattung zu bezahlen?
Um Fettnäpfchen und verzwickte Situationen mit dem Arbeitgeber zu vermeiden, möchte ich dir die folgenden Themen näherbringen. Geh auf Nummer sicher und vergesse nicht, jeden der folgenden Punkte mit deinem Vorgesetzten zu klären:
PS: Auch dieser Blogbeitrag wurde im Home Office verfasst ;-)
INHALT
HOME OFFICE: UNTERSCHIEDE
• Telearbeit
• Mobile Arbeit
HOME OFFICE: PFLICHTEN
• Zeiterfassung
• Erreichbarkeit
HOME OFFICE: GESETZE & VERTRÄGE
• Recht auf Home Office
• Pflicht für Home Office
• Änderung des Arbeitsvertrags
• Arbeitszeitgesetz
• Arbeits- und Datenschutz
• Arbeitsunfälle
HOME OFFICE: AUSSTATTUNG & STEUER
• Kosten für die Ausstattung
• Laufende Kosten
• Steuerliche Vorteile
• Mietwohnung
• Zutrittsberechtigung
HOME OFFICE: UNTERSCHIEDE
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Home Office, Telearbeit, Mobile Office, remote oder mobil arbeiten häufig synonym verwendet. Die gesetzliche Definition unterscheidet jedoch zwischen Telearbeit und mobilem Arbeiten.
Telearbeit
Bei einem Telearbeitsplatz gelten strenge gesetzliche Vorgaben. Es sind fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze, die vom Arbeitgeber im privaten Bereich des Arbeitnehmers installiert werden. Die Bedingungen müssen vertraglich festgehalten sein. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die benötigte Ausstattung bereitzustellen. Der Telearbeitsarbeitsplatz muss denselben Anforderungen genügen wie ein betrieblicher Arbeitsplatz. Erstmals gesetzlich definiert wurde Telearbeit 2016 (§ 2 Abs. 7 ArbStättV).
Mobile Arbeit
Für das mobile Arbeiten gibt es keinen gesetzlichen Rahmen, die Arbeitsstättenverordnung findet hier keine Anwendung. Dadurch ist mobiles Arbeiten in vielerlei Hinsicht flexibler für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Mobiles Arbeiten ist an keinen Arbeitsort gebunden. Per Laptop, Smartphone oder Tablet erledigt der Arbeitnehmer seine Aufgaben „unterwegs“ über das mobile Netz.
Fazit: Hast du einen Telearbeitsvertrag, dann gibt es einen strengen gesetzlichen Rahmen: Dein Arbeitgeber ist verpflichtet, die für dich nötige Ausstattung bereitzustellen. Arbeitest du mobil, gibt es diesen nicht.
HOME OFFICE: PFLICHTEN
Zeiterfassung
Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber für die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter zuständig sind. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die mobil arbeiten. Die „physische“ Stech- oder Stempeluhr kennen sicherlich viele von euch. Für mobiles Arbeiten richten einige Firmen elektronische Zeiterfassungssysteme ein. Eine einfache Excel-Tabelle genügt aber auch. Excel eignet sich besser als Word, weil hier die Zeiten über Formeln aufsummiert werden können.
Am besten du dokumentierst deine Arbeitszeit und legst sie deinem Arbeitgeber regelmäßig vor. Ärgere dich nicht über diesen Extra-Aufwand. Füge den Zeiten stattdessen deine Aufgaben hinzu. Es ist sinnvoll, regelmäßig zu analysieren, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben benötigst, um Ineffizienzen zu erkennen und deine Produktivität zu steigern.
Fazit: Besprich mit deinem Arbeitgeber, ob und wie du deine Arbeitszeiten erfassen sollst. Nutze die Pflicht zur Zeiterfassung, um deine Produktivität zu steigern.
Erreichbarkeit
Zu den vereinbarten Arbeitszeiten solltest du im Home Office erreichbar sein. Was darüber hinausgeht, ist deine Freizeit, die du selber gestaltest – wenn nichts anderes vereinbart wurde. Kläre mit deinem Arbeitgeber, ob du dich an Kernzeiten zu halten hast oder deine Zeit frei einteilen kannst, so wie es deinem Rhythmus entspricht. Achte darauf, dass du viel mit deinen Kollegen kommunizierst. Im Home Office kommt es nicht vor, dass du mit deinen Kollegen schnell etwas auf dem Flur besprichst. Sieh es daher als deine tägliche Aufgabe an, deine Kollegen über digitale Wege zu informieren. Kleiner Tipp: Lege regelmäßige Telefontermine mit deinen Projektgruppen fest, in welchen ihr euch gegenseitig auf den neuesten Stand bringt und die nächsten Schritte definiert.
Fazit: Sei zu den vereinbarten Zeiten für Vorgesetzte und Kolleginnen erreichbar. Achte auf proaktive und regelmäßige Kommunikation.
HOME OFFICE: GESETZE & VERTRÄGE
Recht auf Home Office
Einen gesetzlichen Anspruch, von zu Hause zu arbeiten, gibt es in Deutschland nicht. Nur wenn es für dich unzumutbar ist, zur Arbeit zu kommen, kannst du von deinem Leistungsverweigerungsrecht Gebrauch machen. Während der Corona-Pandemie ist das beispielsweise der Fall, wenn deine Kollegin infiziert ist und du dich nicht anstecken möchtest. Arbeitgeber haben gegenüber ihren Arbeitnehmern Schutzpflichten. In den Niederlanden ist das Recht auf flexible Arbeitszeiten gesetzlich verankert.
Fazit: Bleibe nicht auf eigene Initiative hin zuhause – es sei denn, es ist wirklich unzumutbar.
Pflicht für Home Office
Der Arbeitsort ist meist im Arbeitsvertrag enthalten. Es ist also rechtswidrig, wenn dein Arbeitgeber von dir verlangt, dass du deine privaten Räume zum Arbeiten nutzt.
Während Zeiten wie der Corona-Pandemie leistest du einen Beitrag zum gesellschaftlichen Wohl, wenn du von zuhause arbeitest. Sieh es daher als Chance, wenn dein Chef dich ins Home Office schickt. Mit einer guten Ausstattung wie einem großen Monitor, einer guten Internet-Verbindung und einem ergonomischen Bürostuhl, der während des Sitzens deine Tiefenmuskulatur anregt, wirst du deinem Home Office bestimmt etwas Positives abgewinnen.
Fazit: Dein Arbeitgeber darf dich nicht grundlos ins Home Office schicken. Sieh es als Chance, wenn es gesellschaftlich sinnvoll ist.
Änderung des Arbeitsvertrags
Es ist grundsätzlich sinnvoll, eine schriftliche Home Office Regelung zu treffen. Meist geschieht dies in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Vor allem wenn es ganze Tage sind, an denen du von zu Hause arbeitest, macht eine ausdrückliche, einvernehmliche Regelung Sinn. Wenn du gelegentlich Telefonate am Abend führst, ist eine offizielle Regelung nicht notwendig.
Fazit: Ab einer gewissen Regelmäßigkeit, sind schriftliche Vereinbarungen zum Home Office sinnvoll.
Arbeitszeitgesetz
Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Ruhepausen gelten für dich auch im Home Office. Als Arbeitnehmer darfst du gemäß des Arbeitszeitgesetzes nicht länger als acht Stunden arbeiten. Wenn mehr zu tun ist, dürfen es auch mal zehn Stunden sein. Diese zusätzlich geleisteten Stunden gilt es innerhalb der nächsten sechs Monate auszugleichen.
Arbeitest du mehr als sechs Stunden, dann steht dir eine Pause von 30 Minuten zu; arbeitest du mehr als neun Stunden, stehen dir 45 Minuten Pause zu. Im Home Office wird gerne mal vergessen, Pausen zu machen. Kombiniere deine Pausen zuhause mit Bewegung: Bewegung hilft dir, konzentrierter und produktiver zu arbeiten.
Auch Ruhezeiten sind einzuhalten: Mindestens 11 Stunden müssen zwischen Feierabend und Start des neuen Arbeitstags liegen. Sollte diese Zeit einmal kürzer ausfallen, müssen an einem anderen Tag zwischen Feierabend und Arbeitstag zwölf Stunden liegen (innerhalb von vier Wochen oder eines Kalendermonats). Auch das Sonn- und Feiertagsverbot gelten im Home Office.
Fazit: Beachte Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Ruhepausen
Arbeits- und Datenschutz
Auch im Home Office ist dein Arbeitgeber verantwortlich für Arbeits- und Datenschutz. Das bedeutet, dass er dir verbieten kann, sensible Daten ins Home Office zu nehmen. Oft wird auch angeordnet, die betrieblichen IT-Systeme ausschließlich beruflich zu nutzen. Weitere technischen Maßnahmen sind die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines VPN (Virtual Private Network). Stellt dir dein Arbeitgeber keinen Laptop oder Rechner zur Verfügung, sodass du auf deinem privaten Rechner arbeitest, ist es besonders ratsam, den Umgang mit firmeninternen Daten abzuklären.
Fazit: Arbeits- und Datenschutz sind Sache des Arbeitgebers. Kläre den Umgang mit Firmeninterna ab.
Arbeitsunfälle
Arbeitsunfälle sind auch im Home Office versichert. Es ist aber sinnvoll, eine private Unfallversicherung abzuschließen. Die Abgrenzung zwischen einem privaten oder beruflichen Unfall gestaltet sich schwierig. Legst du zuhause einen Weg aus privaten Gründen zurück, bist du auf diesem Weg nicht versichert, also z.B. wenn du ein privates Paket in Empfang nimmst oder zur Toilette gehst. Bist du auf dem Weg zum Drucker und gehst damit einer Tätigkeit nach, die der Firma dient, bist du über die Firma unfallversichert. Viele Firmen bieten zu günstigen Konditionen die Möglichkeit, sich über die Firma auch privat gegen Unfälle zu versichern. Frage am besten in der Personalabteilung nach.
Fazit: Im Home Office sind Arbeitsunfälle versichert. Da sich die Abgrenzung zwischen Arbeits- und privatem Unfall als schwierig erweist, ist der Abschluss einer privaten Unfallversicherung ratsam.
Home OFFICE: AUSSTATTUNG
Kosten für die Ausstattung
Dein Arbeitgeber muss nicht zwingend die Kosten für dein Home Office übernehmen. Bietet er dir zusätzlich die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, hast du keinen Anspruch auf Kostenerstattung. Hast du keinen festen Büroarbeitsplatz zur Verfügung, ist dein Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten für deinen Heimarbeitsplatz zu übernehmen. Dazu gehört die Büroausstattung, die technischen Geräte und Telekommunikationskosten. Eine einvernehmliche, vertragliche Grundlage ist sinnvoll.
Denk auch an einen ergonomischen Bürostuhl. Falls du schon einen hast, vergiss nicht, ihn richtig einzustellen. Meine Kollegin Nadine sagt gerne: „Wenn du deinen Stuhl nicht einstellst, ist es, wie wenn du einen Porsche mit angezogener Handbremse fährst.“ Recht hat sie. Falls du noch keinen hast, findest du hier Tipps, worauf du beim Kauf eines Bürostuhls achten solltest.
Fazit: Hast du einen Telearbeitsvertrag, ist dein Arbeitgeber verpflichtet, deine Ausstattung zu stellen. Arbeitest du mobil, ist er nicht zwingend dafür verantwortlich.
Laufende Kosten
Am besten triffst du mit deinem Arbeitgeber eine Vereinbarung, wie ihr mit laufenden Kosten umgeht. Dazu gehören Kosten für Strom, Heizung, Miete und Telefon. Arbeitest du nur gelegentlich im Home Office und hast einen Büroarbeitsplatz in der Firma, dann kannst du diese Kosten eher nicht von deinem Arbeitgeber zurückfordern. Richtet dir dein Arbeitgeber jedoch keinen Arbeitsplatz im Büro ein, dann steht dir in den meisten Fällen eine monatliche Kostenpauschale für die laufenden Kosten zu.
Fazit: Hast du einen Telearbeitsvertrag ohne festen Büroarbeitsplatz, steht dir meist eine Pauschale für laufende Kosten zu. Arbeitest du mobil, empfiehlt sich eine einvernehmliche Vereinbarung mit deinem Arbeitgeber.
Steuerliche Vorteile
Als Arbeitnehmer ist es möglich, Arbeitsmittel wie beispielsweise einen Bürostuhl von der Steuer abzusetzen – unabhängig von mobiler oder Telearbeit. Es lohnt sich, bei Geräten und Ausstattung in Qualität zu investieren, da das steuerliche Absetzen sie je nach Steuersatz und sonstigen Werbungskosten deutlich günstiger machen kann. Vor allem ein ergonomischer Bürostuhl ist wichtig, um deinen Rücken zu schonen und Haltungsschäden zu vermeiden. Hier findest du Rechenbeispiele, wie du deinen Bürostuhl steuerlich geltend machst.
Fazit: Du kannst Arbeitsmittel wie einen Bürostuhl von der Steuer absetzen.
Mietwohnung
Solange du im Home Office keine Kunden empfängst oder viel Lärm machst, benötigst du keine Erlaubnis deines Vermieters. Um am Computer zu arbeiten und zu telefonieren, brauchst du kein Einverständnis. Es ist sogar in Ordnung, gelegentlich geschäftliche Besprechungen mit deinen Kollegen abzuhalten. Nutzt du deine Wohnung gewerblich, z.B. als freiberuflicher Rechtsanwalt, solltest du dich vorab mit deinem Vermieter einigen.
Fazit: Eine Erlaubnis von deinem Vermieter benötigst du erst dann, wenn sich Kundenbesuche häufen.
Zutrittsberechtigung
Meist beinhaltet die schriftliche Home Office Regelung eine Zutrittsberechtigung. Dein Arbeitgeber ist verpflichtet sicherzustellen, dass dein Home Office sich für deine Arbeit eignet. Deshalb handelt er sogar ordnungswidrig, wenn er nicht sicherstellt, dass in deinem Home Office Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung eingehalten werden. Auch kann er sich bei dir zu Hause versichern, ob du Vertraulichkeitsvereinbarungen einhältst.
Fazit: Dein Arbeitgeber hat die Pflicht zu prüfen, ob du an deinem häuslichen Arbeitsplatz Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung einhältst.
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FAZIT: HOME OFFICE VORSCHRIFTEN, RECHTE & PFLICHTEN
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